校正のトピックスNo.664

日常の業務の中で

• ●日常の業務の中では様々な出来事があります。
• ●その中にはミスの発生もあり、当社では「業務不良」として扱っています。
• ●業務不良の発生時には、お客様への対応を第一に進め、並行して是正処置を行い、類似した業務不良が発生しないよう努めています。
• ●是正処置の一環として各拠点の社員に周知させるために全社展開を進めますが、その中である問題点に気づきました。
• ●今回はその問題点と対策、そして思わぬ副産物に気づいたことをご紹介します。

しばらく周知されない業務不良

• ●以前は業務不良発生後、原因がハッキリしてから発信した方が「理解しやすいだろう・困惑しないだろう」という考えから、原因特定後に全社展開して周知していました。
• ●しかし原因特定までに一週間近く時間を費やす場合があり、その間他拠点の社員は業務不良が発生したことを知らない状態となります。
• ●このことから全社展開するまでの間に他の拠点で類似した業務不良が発生する可能性があることに気づきました。

とにかく早く伝えてみた

• ●原因が未特定でも業務不良の事実を早く伝えれば注意するようになるし、類似したミスの発生確率も抑えられるではないか。
• ●このことから業務不良が発生してから３日以内に全社展開するよう運用を変更しました。
• ●そしてこの運用を開始して数か月が経とうとしています。

思わぬ副産物

• ●すると最近になって思わぬ副産物に気づきました。
• ●社員同士の会話の中で業務不良関連の話題が以前より多くなり、その不良の原因についてアレコレ話し合っている姿を目にする機会が増えました。
• ●業務不良を発生させることは決して良いことではありません。
• ●しかし自ら原因を想像し、話し合うほどに記憶にも残るし抑止力になると思います。
• ●早く展開したおかげで当初目的としていた早期の周知ができましたが、同時に社員の中で自身のこととして不良改善を考える姿勢になるという嬉しい副産物を手に入れることができました。
• ●そしてこの副産物が業務不良の発生を無くすことに繋がり、お客様への品質の高い校正サービス提供に繫がればと思います。